Privacyverklaring

IK WORD DECLARANT.EU hecht belang aan een juiste dienstverlening op het gebied van douane- en overige grensoverschrijdende afhandelingen. Maar hecht ook waarde aan de privacy van onze klanten en medewerkers. Hierbij houdt IK WORD DECLARANT.EU zich aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leest u hoe wij omgaan met uw én onze privacygevoelige gegevens.

Wij geven duidelijkheid over het waarom, hoe, uw toestemming, uw rechten en onze maatregelen doordat wij:

duidelijk vermelden voor welke doelen wij privacygevoelige gegevens verwerken;
vermelden op welke manier wij dit soort gegevens verwerken en voor welke duur;
uw toestemming vragen om dergelijke gegevens te mogen verwerken;
eenieders rechten respecteren met betrekking tot privacygevoelige gegevens;
passende maatregelen nemen om onze en uw gegevens te beschermen, zowel in onze eigen activiteiten als in die van onze leveranciers.

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring toch nog vragen hebben, kunt u uw vragen hier stellen: Info@ikworddeclarant.eu

Waarom verwerken wij privacygevoelige gegevens?

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij privacygevoelige gegevens moeten verwerken en in enkele gevallen ook bewaren. Dit gebeurt vanaf het moment dat u contact opneemt met IK WORD DECLARANT.EU . Of u dat doet per telefoon, mail, het contactformulier, onze websites, via social media of face-to-face.

Klanten: voor het verrichten van onze dienstverlening hebben wij soms privacygevoelige gegevens nodig zoals naam, functie, mailadres, telefoonnummer. Doorgaans betreft het hier bedrijfsgegevens. In enkele gevallen hebben wij een kopie paspoort nodig deze zijn nodig voor de afwikkeling van onze dienstverlening.

Toeleveranciers en verwerkers: soms is het nodig of zelfs wettelijk verplicht om privacygevoelige gegevens van onze klanten en medewerkers te verwerken.

Sollicitanten: wanneer u bij ons solliciteert, vragen wij u om uw CV aan ons te mailen. Wij bezitten dan uw mailadres en de gegevens die u zelf in uw CV vermeldt. Uiteraard hebben wij deze gegevens nodig om uw sollicitatie te kunnen verwerken.

Medewerkers: wanneer u bij ons in dienst bent, hebben wij privacygevoelige gegevens van u nodig. We gebruiken deze voor onder andere uw VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), de salarisverwerking, pensioenen, verzekeringen, (in enkele gevallen) gerechtsdeurwaarders, opleidingsinstituten, veiligheidsdoeleinden en een juiste administratie.

Op welke manier verwerken wij privacygevoelige gegevens?

Klanten: privacygevoelige gegevens worden enkel beperkt opgevraagd waar nodig. Uw naam, telefoonnummer en emailadres worden opgevraagd als u contactpersoon bent. In zeldzame gevallen wanneer het gaat om betalingsverkeer, vragen wij een kopie ID welke wij deels afgeschermd (zonder pasfoto en BSN) digitaal opslaan.

Toeleveranciers en verwerkers: wij vragen van onze toeleveranciers en verwerkers dezelfde zorgvuldigheid met betrekking tot uw privacygevoelige gegevens. Dit borgen wij door onze toeleveranciers en verwerkers te verzoeken om ons een verwerkersovereenkomst te verstrekken.

Sollicitanten: wij bewaren uw sollicitatiebescheiden voor de duur van de vacature waar u op heeft gereageerd. Na afronding van de vacature vernietigen wij alle sollicitatiebescheiden. Mochten wij echter uw gegevens in file willen bewaren omdat we van mening zijn dat zich in de nabije toekomst passende vacatures kunnen voordoen, dan vragen wij expliciet of wij uw gegevens mogen bewaren voor de maximale duur van een jaar.

Medewerkers: wij hebben uw gegevens nodig voor de personeelsadministratie, bezetting op kantoren, de betaling van uw salaris, organiseren van uw verzekeringen en pensioen, UWV, arbodienst en om overheidsinstanties van informatie te voorzien. Uw toestemming voor de verwerking van privacygevoelige gegevens Wanneer wij privacygevoelige gegevens nodig hebben, vragen wij u expliciet om uw toestemming. Geeft u geen toestemming, dan kunnen wij een correcte afhandeling van onze diensten of uw salaris, pensioen, verzekeringen en veiligheid niet meer garanderen. De door u gegeven toestemming mag door u altijd worden ingetrokken. Wij vragen u om dit schriftelijk aan te geven.

Rechten met betrekking tot uw privacygevoelige gegevens

U heeft te allen tijde het recht om te weten hoe er met uw gegevens wordt om gegaan en u kunt hier invloed op uitoefenen. U heeft het recht om gegevens in te zien, te wijzigen, te laten verwijderen, door te (laten) sturen aan derden en boven alles het recht op informatie. U kunt dit doen door contact op te nemen met uw vaste contactpersoon of via info@ikworddeclarant.eu Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

IK WORD DECLARANT.EU behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring en haar beleid te wijzigen indien daar noodzaak toe bestaat. Controleer daarom regelmatig onze website om te zien welk beleid wij hanteren. Hebben de wijzigingen grote impact op de manier waarop wij met uw privacygevoelige gegevens om gaan, dan zullen wij u daarover actief informeren.

Maatregelen: beveiliging, publicatie, derden
Wij nemen diverse maatregelen om te voorkomen dat uw gegevens in handen van onbevoegden komen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn organisatorisch en technisch van aard. Ook passen de maatregelen bij de aard van de privacy gevoeligheid. Heeft u hier vragen over? Stel deze dan gerust: info@ikworddeclartant.eu

Wij behandelen uw privacygevoelige gegevens vertrouwelijk en publiceren deze niet. Ook worden uw privacygevoelige gegevens niet zonder reden aan derden verstrekt. Wij verstrekken enkel uw privacygevoelige gegevens aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een bepaalde dienst. Voor medewerkers geldt dat wij privacygevoelige gegevens mogen en moeten verstrekken aan de arbodienst, UWV, pensioenuitvoerder en verzekeraars. Met derden (alle partijen die om wat voor reden dan ook te maken krijgen met uw en onze privacygevoelige gegevens) wordt een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat ook bij deze derden uw privacygevoelige gegevens zorgvuldig worden beheerd.